Тревел-политика или как компаниям сэкономить бюджет на деловых поездках
Командировки сотрудников стали неотъемлемой частью деятельности компании и связаны с решением деловых вопросов, урегулированием спорных моментов с партнерами, установлением новых деловых связей и т.д. В целях предотвращения незапланированных расходов и рационального использования командировочных средств разрабатывается политика деловых поездок. Тревел политика компании (travel policy) представляет собой систему правил и нормативов, в соответствии с которыми компания организует деловые поездки, управляет и оптимизирует затраты, контролирует соблюдение установленных требований.
Как сэкономить бюджет
Подготовка и применение travel policy не является обязательным, но она позволяет сэкономить рабочее время на решении организационных вопросов и сократить расходы не меньше чем на 20%. Актуально среди компаний, которым постоянно требуется совершать деловые поездки. Успешность выполнения служебного задания во многом зависит от условий пребывания сотрудника в другой местности, поэтому руководство стремится к максимальной эффективности от его работы с минимально возможными расходами.
Особенностью тревел политики является использование нормативного бюджетирования, с помощью которого компания устанавливает нормативы или лимиты расходов на корпоративные поездки. Размер лимитов зависит от занимаемой сотрудником должности, поэтому класс авиабилетов, звездность отелей и ресторанов, предоставляемых генеральному директору и начальнику отдела одной организации отличаются. Travel policy направлена на контроль за соблюдением нормативов расходов и предотвращение неправомерных действий и мошенничества, например, предоставление авиабилетов бизнес-класса сотруднику которому положен эконом-класс при личной договоренности.
Выгодным бонусом тревел политики является участие компании в программах лояльности:
- авиаперевозчиков;
- отелей;
- общепита;
- проката автомобилей;
которые предлагают выгодные корпоративные тарифы или бонусную программу в формате накопления бонусов, милей, ночей и др. Кроме выгодных условий компания имеет надежного партнера, высококлассное обслуживание и облегченную процедуру бронирования/регистрации.
Бронирование билетов, апартаментов и документальное оформление служебного задания занимает рабочее время и требует тщательного внимания сотрудников. В тревел политику включают:
- информацию о распределении конкретных обязанностей;
- порядок выполнения;
- рекомендации по исполнению.
Онлайн сервисы для управления поездками
Это позволяет оптимизировать рабочее время и избежать возможные ошибки работников. ИТ-рынок предлагает онлайн-сервисы, которые автоматические заполняют необходимые документы и помогают бронировать билеты (ZCTS-Online, Smartway, UXMAN, LINK).
Travel policy является эффективным инструментом оптимизации процессов организации и повышения контроля за расходами на командировки, которая делает процесс прозрачным и надежным. Постоянное обновление и должное управление политикой помогает рационально распоряжаться денежными и трудовыми ресурсами, а также ведет к повышению эффективности деятельности организации в целом.
